Erzähl den Sachverhalt in eigenen Worten, sag wie lang und in welchem Ton der Brief sein soll, und lies ihn vor dem Abschicken einmal selbst durch. Mehr braucht es nicht.
Selbst getestet und geprüft von Phil zuletzt am 12. September 20265 Minuten Lesezeit
- Phase
- Im Alltag anwenden
- Lesezeit
- 5 Minuten
- Zuletzt geprüft
- 12. September 2026
Das ist die Sache, wegen der die meisten Leute bei KI bleiben. Nicht wegen der Technik, sondern weil ein unangenehmer Brief plötzlich zehn Minuten statt einer Stunde dauert.
Der Ablauf in vier Schritten
Schritt 1: Erzähl, was passiert ist
In eigenen Worten, ungeordnet, so wie du es einem Bekannten erzählen würdest. Rechtschreibung egal, Reihenfolge egal. Die KI sortiert das.
Schritt 2: Sag, was du erreichen willst
Das ist der Schritt, den fast alle auslassen, und deshalb kommt ein Brief zurück, der nichts fordert. Also: Geld zurück? Reparatur? Eine Entschuldigung? Eine Frist?
Schritt 3: Sag, wie er klingen soll
„Sachlich und höflich.“ „Bestimmt, aber ohne Drohung.“ „Freundlich, wir kennen uns.“ „Förmlich, es geht an ein Amt.“
Schritt 4: Nachbessern
Die erste Fassung ist ein Entwurf. „Kürzer.“ „Der Anfang ist zu unterwürfig.“ „Ohne den Absatz über die Vorgeschichte.“
Drei Beispiele zum Abschauen
Beschwerde über eine Handwerkerrechnung
Ein Installateur hat bei mir am 3. Juni eine Therme gewartet. Vereinbart war eine Wartung um 140 Euro. Auf der Rechnung stehen jetzt 410 Euro, weil er zusätzlich ein Ventil getauscht hat, ohne mich vorher zu fragen. Ich war zu Hause, er hätte fragen können.
Schreib mir einen Brief an den Betrieb. Ich möchte die 270 Euro für das Ventil nicht zahlen, weil ich dem nie zugestimmt habe. Sachlich, höflich, mit Frist von 14 Tagen. Höchstens eine halbe Seite.
Kündigung eines Vertrags
Ich kündige meinen Fitnessvertrag bei [Name], Mitgliedsnummer 44192, zum nächstmöglichen Termin. Schreib eine kurze, förmliche Kündigung. Bitte um schriftliche Bestätigung mit Angabe des Enddatums. Vier bis fünf Sätze, nicht mehr.
Widerspruch gegen einen Bescheid
Ich habe einen Bescheid bekommen, in dem mein Antrag abgelehnt wird. Begründung: die Frist sei versäumt worden. Ich habe den Antrag aber am 12. März per Einschreiben geschickt, der Beleg liegt mir vor.
Schreib einen Widerspruch. Sachlich, ohne Vorwürfe, mit Hinweis auf den Einschreibebeleg als Anlage. Die genaue Rechtsgrundlage lasse ich weg, ich prüfe sie selbst.
Zahlen, Daten, Namen: jedes Mal gegenlesen
Jedes Mal, ohne Ausnahme:
- Stimmen alle Zahlen, Daten und Namen? Die KI vertauscht so etwas gelegentlich.
- Stehen erfundene Angaben drin? Manchmal wird ein Paragraf ergänzt, den es so nicht gibt, oder eine Frist, die niemand genannt hat. Was du nicht selbst gesagt hast, gehört geprüft oder gestrichen.
- Klingt es nach dir? Zu geschliffene Briefe wirken fremd. Ein, zwei Sätze in eigenen Worten machen viel aus.
- Ist der Ton richtig? Die KI neigt zu freundlich-verbindlich. Wenn du Druck machen willst, musst du das sagen.
Ein Hinweis zur Sicherheit: Bei Briefen, bei denen es um viel Geld geht oder um eine gerichtliche Auseinandersetzung, ersetzt das keine Rechtsberatung. Als Entwurf, den man einem Anwalt vorlegt, spart es trotzdem Zeit und Geld.
Österreichisches Deutsch muss man verlangen
Alle Modelle schreiben von sich aus bundesdeutsch. Bei einem Brief an eine Behörde oder einen Betrieb in Österreich fällt das auf: Januar statt Jänner, Februar statt Feber, Bewerbungsunterlagen statt Bewerbungsmappe, Arbeitszeugnis statt Dienstzeugnis, Miete statt Hauptmietzins.
Der Handgriff dagegen ist ein Satz im Prompt: „Schreib in österreichischem Deutsch, mit den in Österreich üblichen Begriffen." Bei rechtlichen Briefen lohnt sich zusätzlich der Hinweis, dass österreichisches Recht gilt, sonst zitiert das Modell deutsche Paragrafen, die hier nicht gelten.
Häufige Fragen
- Darf ich einen von KI geschriebenen Brief einfach abschicken?
- Rechtlich ja, du unterschreibst ihn und trägst die Verantwortung. Deshalb vorher Zahlen, Daten und Namen prüfen und alles streichen, was du selbst nicht gesagt hast.
- Merkt der Empfänger, dass der Brief von einer KI ist?
- Bei unverändert übernommenen Texten oft ja, weil sie sehr glatt klingen. Ein paar Sätze in eigenen Worten und ein gekürzter Schluss beheben das.
- Kann KI rechtssichere Briefe schreiben?
- Nein. Sie formuliert gut, aber Paragrafen und Fristen erfindet sie gelegentlich. Bei rechtlich heiklen Sachen gehört ein Entwurf zum Anwalt.
Papierkram-Satz
Der schwierige Brief ist selten der lange. Im Papierkram-Satz liegen die Prompts für Bescheid, Befund und Behördenpost fertig bereit.
Zuletzt geprüft am 12. September 2026. KI-Anbieter ändern Preise und Funktionen laufend. Wenn dir etwas auffällt, das nicht mehr stimmt, schreib mir kurz.