Die KI-Verordnung: betrifft das meinen Betrieb?

Was genau verlangt wird

Artikel 4 der KI-Verordnung gilt seit 2. Februar 2025. Am 27. Juli 2026 wurde er durch den sogenannten Digital Omnibus geändert. Das ist die Fassung, die heute gilt, zusammengefasst:

Anbieter und Betreiber von KI-Systemen ergreifen Maßnahmen, um die Entwicklung der KI-Kompetenz ihres Personals und anderer Personen zu unterstützen, die in ihrem Auftrag mit KI-Systemen arbeiten. Dabei werden deren technische Kenntnisse, Erfahrung, Aus- und Weiterbildung sowie der Zusammenhang berücksichtigt, in dem die Systeme eingesetzt werden. Ein bestimmtes Niveau ist nicht vorgeschrieben, und niemand muss für eine einzelne Person garantieren, dass sie es erreicht.

Das ist eine Zusammenfassung, kein Zitat. Die amtliche deutsche Fassung steht in der Verordnung (EU) 2026/1744, die Erläuterungen dazu in den Fragen und Antworten der Europäischen Kommission zur KI-Kompetenz, beides unten unter den Quellen verlinkt.

Was sich geändert hat: Bis Juli 2026 mussten Betriebe „nach bestem Wissen und Gewissen sicherstellen“, dass ihr Personal über „ausreichende KI-Kenntnisse“ verfügt. Beide Formulierungen sind gestrichen. Geblieben ist die Pflicht, die Entwicklung dieser Kompetenz zu unterstützen. Wer im Netz noch die alte Fassung zitiert findet, liest einen veralteten Stand.

Zwei Dinge daran werden oft übersehen. Erstens hängt die Pflicht nicht an einer Risikoklasse. Man muss also nicht prüfen, ob das eigene System als hochriskant gilt. Zweitens macht sie keinen Unterschied nach Betriebsgröße. Ein Betrieb mit drei Leuten ist genauso erfasst wie ein Konzern.

Betreiber ist, wer ein KI-System im Rahmen seiner Tätigkeit einsetzt. Wer ChatGPT benutzt, um Angebote zu schreiben, ist Betreiber. Wer den Kundendienst über einen Chatbot laufen lässt, auch.

Erfasst sind laut PwC Legal alle Personen mit Zugang zu den betrieblich genutzten Systemen. Also nicht nur Angestellte, sondern auch externe Dienstleister, die in deinem Auftrag damit arbeiten. Wer die Buchhaltung außer Haus gibt und dort mit KI gearbeitet wird, sollte das im Blick haben.

Was mit KI-Kompetenz gemeint ist

Die Verordnung beschreibt sie als die Fähigkeiten und Kenntnisse, die nötig sind, um KI-Systeme sachkundig einzusetzen und sich der Chancen, Risiken und möglichen Schäden bewusst zu sein.

Auf einen Kleinbetrieb übersetzt heißt das ungefähr: Die Leute sollen wissen, dass die KI Dinge erfindet und dass man nachprüfen muss. Sie sollen wissen, was sie nicht hineinschreiben dürfen. Und sie sollen wissen, wer im Zweifel entscheidet.

Das Niveau richtet sich nach dem, was die Leute tun. Wer einmal die Woche einen Brief formulieren lässt, braucht weniger als jemand, der Bewerbungen vorsortiert.

Was du konkret machen kannst

Die Verordnung schreibt kein Format vor. Präsenzschulung, Videokurs, ein Gespräch am Vormittag, alles zulässig, solange es zum Betrieb passt. Was sich in der Praxis bewährt hat, sind vier Schritte.

Aufschreiben, was benutzt wird

Eine Liste: Welches Programm, wofür, von wem. Meistens passt sie auf eine halbe Seite. Ohne diese Liste weiß man nicht, wen man unterweisen muss.

Regeln festlegen

Was darf hinein und was nicht, wer prüft die Ergebnisse, was passiert bei einem Fehler. Zwei Seiten reichen. Wichtig ist, dass die Regeln zum Betrieb passen und nicht aus einer Vorlage für Versicherungskonzerne stammen.

Die Leute unterweisen

Eine halbe Stunde, an konkreten Beispielen aus dem eigenen Alltag. Wer schon einmal gesehen hat, wie die KI eine Frist erfindet, versteht das Problem besser als nach jedem Vortrag.

Festhalten, dass es stattgefunden hat

Datum, Teilnehmer, Inhalte, Unterschrift. Das ist der Teil, den fast alle vergessen, und der einzige, der im Ernstfall zählt. Eine Unterweisung ohne Nachweis hat aufsichtsrechtlich nie stattgefunden.

Wenn jemand Neues anfängt

Die Pflicht endet nicht mit einem Stichtag. Wer neu dazukommt, braucht dieselbe Unterweisung. PwC Legal rät dazu, die Erlaubnis zur Nutzung der Programme an die Unterweisung zu knüpfen, also erst unterweisen, dann Zugang geben. Für einen Kleinbetrieb ist das die einfachste Regel, weil man sie nicht vergessen kann.

Für bestehende Leute empfehlen die Kanzleien eine jährliche Auffrischung. Vorgeschrieben ist sie nicht. Bei einem Bereich, in dem sich die Programme monatlich ändern, ist sie trotzdem sinnvoll.

Was du nicht brauchst

Es gibt kein vorgeschriebenes Zertifikat und keine anerkannte Prüfstelle. Wer dir erzählt, sein Kurs sei behördlich anerkannt, sagt etwas, das es in dieser Form nicht gibt. Es gibt auch keine Pflicht, die Schulung extern einzukaufen.

Eine Prüfung ist ebenfalls nicht verlangt. PwC Legal hält dazu fest, dass der Nachweis der bloßen Teilnahme genügt, um Artikel 4 zu erfüllen. Das ist der Punkt, an dem die Angebote am Markt und die tatsächliche Pflicht am weitesten auseinanderliegen.

Ein gekaufter Kurs kann trotzdem sinnvoll sein, wenn man nicht weiß, wo anfangen. Nur ersetzt er die Anpassung an den eigenen Betrieb nicht. Ein Standardkurs, den fünf Leute abklicken, deckt die Pflicht formal ab und ändert im Alltag nichts.

Was passiert, wenn man nichts macht

Hier wird es unübersichtlicher, als die meisten Werbetexte zugeben.

Die KI-Verordnung enthält einen eigenen Katalog an Geldbußen. Artikel 4 ist dort nicht eigens aufgeführt. Mehrere österreichische Kanzleien weisen darauf hin, dass an die Verletzung der Kompetenzpflicht keine unmittelbare Strafe der Verordnung geknüpft ist.

Daraus folgt aber nicht, dass es folgenlos bleibt. Fehlende Kompetenz wird voraussichtlich bei anderen Verstößen als erschwerender Umstand herangezogen. Dazu kommt die zivilrechtliche Seite: Wenn ein Mitarbeiter aufgrund einer erfundenen KI-Auskunft einen Schaden verursacht, ist die Frage nach der Unterweisung schnell auf dem Tisch. Und im Datenschutzrecht gelten die Pflichten ohnehin unabhängig davon.

Meine Einschätzung: Für einen Kleinbetrieb ist das Risiko einer Strafe wegen Artikel 4 derzeit gering. Der Aufwand, es sauber zu machen, ist aber auch gering, ein halber Vormittag. Diese Rechnung geht auf.

Was noch dazugehört

Zwei Pflichten werden oft mit der Schulung in einen Topf geworfen, obwohl sie woanders stehen.

Wer Texte, Bilder oder Ton mit KI erzeugt und veröffentlicht, muss das unter bestimmten Voraussetzungen kennzeichnen. Und wer personenbezogene Daten in ein KI-Werkzeug eingibt, braucht dafür eine Rechtsgrundlage und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Der gilt nicht automatisch, man muss ihn abschließen. mehr dazu hier.

Der Unterschied zwischen 40 und 1.600 Euro

Die Preisübersicht weiter oben zeigt: Für einen Betrieb mit vier Leuten kostet dieselbe Pflicht je nach Anbieter rund 40 € oder rund 1.600 €. Beides erfüllt sie formal.

Der Unterschied liegt weniger im Inhalt als in der Haftung. Wer 399 € je Person zahlt, kauft mit, dass eine Kanzlei ihren Namen daruntersetzt. Das kann sinnvoll sein, wenn im Betrieb viel an KI hängt. Für ein Wirtshaus, in dem zwei Leute gelegentlich einen Text formulieren lassen, ist es überdimensioniert.

Der günstige Weg hat auch einen Haken: Ein Standardkurs für 9,90 €, den alle abklicken, erfüllt die Pflicht auf dem Papier. Er sagt aber nichts darüber, welche Programme in deinem Betrieb laufen und was dort schiefgehen kann. Genau das verlangt Artikel 4 aber, die Verordnung schreibt ausdrücklich, dass der Einsatzkontext zu berücksichtigen ist. Eine „one-fits-all"-Schulung hat sie damit ausgeschlossen, wie PwC Legal es formuliert.

Ehrlicher Hinweis

Diese Seite gibt Orientierung und ist keine Rechtsberatung. Ich bin kein Jurist. Die Rechtslage zur KI-Verordnung ist jung, vieles wird von Kanzleien unterschiedlich eingeschätzt, und zu Artikel 4 gibt es noch keine gefestigte Praxis. Wenn in deinem Betrieb viel davon abhängt, lass eine Stunde bei jemandem drauf schauen, der das darf.

Wofür diese Seite gedacht ist: dass du weißt, worum es geht, bevor du das Gespräch führst.