Angebot schreiben mit KI: Vorlage und Prompt

Angebote schreiben ist die Arbeit, die man abends macht, weil tagsüber keine Zeit war. Zwanzig bis dreißig Minuten pro Stück, und meistens schreibt man dieselben Sätze zum hundertsten Mal, nur eben jedes Mal neu, weil die alte Datei nicht auffindbar ist.

Das lässt sich auf wenige Minuten drücken. Aber nur mit drei Regeln, die in den üblichen Anleitungen fehlen.

Zuerst: wo es schiefgeht

Die KI erfindet Preise und Positionen. Das ist der gefährlichste Punkt. Wenn du „Bad fliesen, 12 m²“ eingibst, ergänzt sie hilfsbereit Untergrundvorbereitung, Silikonfugen und einen Quadratmeterpreis. Das sieht vollständig aus. Es ist geraten. Wer das ungeprüft verschickt, hat ein bindendes Angebot über Leistungen abgegeben, die er nie kalkuliert hat.

Sie schreibt Baukastendeutsch. „Gerne unterbreiten wir Ihnen nachfolgend unser unverbindliches Angebot“, dieser Satz steht in jedem zweiten Angebot in Österreich und er sagt nichts. Ohne Gegensteuern klingt jedes KI-Angebot wie das Formular einer Versicherung.

Sie vergisst, was hineingehört. Bindefrist, Zahlungsziel, Gültigkeitsdauer, der Hinweis zur Umsatzsteuer. Nichts davon fällt beim Lesen auf, alles davon fällt später auf.

Der Ablauf in drei Schritten

Schritt 1: einmalig deinen Ton hinterlegen

Das ist der Schritt, der den Unterschied macht, und fast niemand macht ihn. Nimm zwei oder drei Angebote, die du früher selbst geschrieben hast und die gut angekommen sind. Kopier sie hinein und schreib dazu:

Hier sind drei Angebote, die ich selbst geschrieben habe. Analysiere, wie ich schreibe: Anrede, Satzlänge, wie ich Leistungen benenne, wie förmlich ich bin, welche Wörter ich vermeide.

Fass das in einer kurzen Anweisung zusammen, die ich künftig jedem Auftrag voranstellen kann.

Was zurückkommt, ist deine Tonanweisung. Die speicherst du dir einmal ab und setzt sie ab jetzt vor jedes Angebot. Ab dann klingt es nach dir und nicht nach Baukasten.

Schritt 2: das Angebot aus Stichworten

[Deine Tonanweisung von oben einsetzen]

Schreib ein Angebot mit diesen Angaben:
– Empfänger: [Name, Anrede]
– Leistung: [Stichworte, so knapp wie sie dir einfallen]
– Menge und Umfang: [Zahlen]
– Ausführungszeitraum: [Zeitraum]
– Preis: [Betrag] netto
– Zahlungsziel: [z. B. 14 Tage netto]
– Bindefrist: [z. B. 30 Tage]

Strikte Regeln:
– Ergänze keine Leistungspositionen, die ich nicht genannt habe.
– Erfinde keine Preise und keine Mengen.
– Wenn dir etwas fehlt, das in ein Angebot gehört, schreib es nicht hinein, sondern liste es am Ende unter „Das fehlt noch“ auf.
– Keine Floskeln. Kein „gerne unterbreiten wir Ihnen“.

Die dritte Regel ist der Kern. Statt zu raten, sagt die KI dir, was du vergessen hast, und du entscheidest.

Schritt 3: nachschärfen

• „Zu förmlich. Wir kennen uns seit Jahren.“
• „Die Leistungsbeschreibung ist zu knapp, der Kunde ist Laie. Erklär in einem Satz, was Verfugung bedeutet.“
• „Streich den letzten Absatz.“
• „Gib mir eine zweite Fassung, die etwas selbstbewusster auftritt.“

Angebotsnummer, Einzelpositionen, Umsatzsteuer, Bindefrist

Die Liste, an der du das Ergebnis abgleichst:

1. Deine vollständigen Daten und die des Empfängers
2. Datum und eine Angebotsnummer
3. Leistungen einzeln aufgeschlüsselt, nicht als Pauschale, wenn der Kunde vergleichen können soll
4. Preis netto, Umsatzsteuer, Bruttosumme, oder bei Kleinunternehmerregelung der Hinweis, dass keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird
5. Ausführungszeitraum
6. Zahlungsziel
7. Bindefrist, wie lange du an das Angebot gebunden bist
8. Was nicht enthalten ist, der Punkt, der später den Streit verhindert

Punkt 8 bringt am meisten und fehlt in fast jedem Angebot. „Nicht enthalten: Entsorgung des Altmaterials, Malerarbeiten nach Fertigstellung“, zwei Zeilen, die eine unangenehme Diskussion ersparen.

Jede Zahl und jede Position gegenlesen

• Jede Zahl. Menge, Preis, Summe, Datum. Die KI vertauscht Ziffern.
• Jede Position. Steht etwas drin, das du nicht genannt hast? Streichen.
• Die Umsatzsteuer. Ausgewiesen oder Kleinunternehmerhinweis, eines von beidem muss stimmen.
• Die Bindefrist. Ohne sie bist du unter Umständen länger gebunden, als dir lieb ist.

Ein Angebot ist eine rechtsverbindliche Erklärung. Es zu schreiben darf die KI. Es zu verantworten musst du.

Wie ein Angebot anfangen soll

Die Einleitung ist die Stelle, an der die meisten Angebote schon verlieren. „Gerne unterbreiten wir Ihnen nachfolgend unser unverbindliches Angebot" sagt dem Kunden nichts, was er nicht ohnehin weiß. Zwei Sätze reichen, und sie sollen etwas leisten: an das Gespräch erinnern und sagen, worum es geht.

Statt Floskel:

Sehr geehrter Herr Bauer, wie am Dienstag bei Ihnen vor Ort besprochen, hier das Angebot für das Bad im Obergeschoss. Bei Fragen zu einzelnen Positionen rufen Sie mich einfach an.

Das kostet keine Zeit mehr als die Floskel und liest sich, als hätte ein Mensch es geschrieben.

Textbausteine für die Stellen, die sich wiederholen

Vier Sätze, die in fast jedem Angebot vorkommen und die du nicht jedes Mal neu formulieren musst. Kopier sie einmal in eine Datei und setz sie ein, wo sie passen.

„Dieses Angebot gilt bis einschließlich [Datum]. Danach kalkuliere ich gerne neu, weil sich Material- und Lohnkosten laufend ändern."
Nennt die Bindefrist, ohne unfreundlich zu wirken.

„Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug. Bei Aufträgen über [Betrag] vereinbaren wir eine Teilzahlung nach Baufortschritt."
Regelt Zahlungsziel und Teilzahlung in einem Satz.

„Nicht enthalten sind: Entsorgung des Altmaterials, Malerarbeiten nach Fertigstellung, Gerüstkosten. Diese Leistungen kann ich auf Wunsch gesondert anbieten."
Der wichtigste Baustein überhaupt, siehe Punkt 8 oben.

„Wenn das für Sie passt, genügt eine kurze Rückmeldung per Mail oder Telefon, dann trage ich den Termin ein."
Sagt dem Kunden, was er als Nächstes tun soll. Ohne diesen Satz endet jedes zweite Angebot im Nichts.

Elf weitere Bausteine für Zahlungserinnerung, Terminverschiebung, Nachtrag und Absage stecken im Handwerker-Paket, zusammen mit neun geprüften Prompts. Einmal 29 €.

Formulierungen, die du streichen solltest

• „unverbindliches Angebot", ein Angebot ist rechtlich gerade nicht unverbindlich. Der Zusatz verwirrt und hilft dir nicht. Die Bindefrist tut das.
• „wir erlauben uns", „wir gestatten uns", klingt nach Bittsteller.
• „zeitnah", nenne ein Datum.
• „nach Aufwand" ohne Stundensatz und ohne Obergrenze, das ist der Satz, aus dem später Streit wird.
• „inkl. aller Nebenleistungen", dann steht auch alles darunter, woran du gerade nicht denkst.

Die Checkliste vor dem Absenden

Zum Ausdrucken und Danebenlegen. Sechs Punkte, alle in unter zwei Minuten geprüft:

1. Stimmen alle Zahlen: Menge, Einzelpreis, Summe, Umsatzsteuer, Datum?
2. Steht eine Position drin, die du nicht genannt hast? Streichen.
3. Ist die Umsatzsteuer ausgewiesen, oder steht der Kleinunternehmerhinweis da?
4. Steht eine Bindefrist mit Datum?
5. Steht, was nicht enthalten ist?
6. Steht am Ende, was der Kunde tun soll?

Vierzig Stunden weniger im Jahr, eine Arbeitswoche

Bei drei Angeboten pro Woche und fünfundzwanzig Minuten pro Stück sind das rund fünfundsechzig Stunden im Jahr. Mit dem Ablauf oben bleiben etwa sechs Minuten pro Angebot plus zwei bis drei Minuten Kontrolle. Das sind gut vierzig Stunden weniger, eine Arbeitswoche, die du nicht mehr abends absitzt.