Rechnungssoftware für Österreich: die Rechnung stimmt, bevor sie hinausgeht
Die Leistung ist erbracht, der Kunde wartet auf die Rechnung, und Sie sitzen abends vor einer Word-Vorlage und suchen, welche Nummer die letzte war. Kimmy ist eine Rechnungssoftware für Betriebe in Österreich: Rechnung schreiben mit allen Pflichtangaben nach § 11 UStG, mit fortlaufender Nummer, offenen Posten und Mahnwesen. Am Handy, am Tablet und am PC, ohne Installation.
- 9 Pflichtangaben § 11 Abs 1 Z 3 UStG, alle drauf
- ab 39,90 € im Monat für den ganzen Betrieb
- 14 Tage vorher testen ohne Zahlungsdaten
Damit Sie gleich wissen, ob Sie richtig sind
Gebaut für Betriebe, die ihre Rechnungen selbst schreiben
Einzelunternehmer und Kleinunternehmer
Der erste eigene Beleg soll gleich richtig ausschauen.
Handwerk und Baunebengewerbe
Angebot, Auftrag, Rechnung, und dazwischen liegt eine Baustelle.
2 bis 15 Leute
Mehrere schreiben Rechnungen, die Nummern dürfen sich trotzdem nicht überschneiden.
Die Frage, die vor der ersten Rechnung kommt
9 Angaben müssen auf einer Rechnung stehen, sonst fehlt dem Kunden der Vorsteuerabzug
§ 11 Abs 1 Z 3 UStG 1994 zählt sie einzeln auf, von lit a bis lit i. Fehlt eine davon, ist die Rechnung nicht ungültig, aber Ihr Kunde bekommt die Umsatzsteuer daraus nicht zurück, und er wird sich melden. In Kimmy stehen sie deshalb nicht zur Auswahl, sondern immer.
| Was das Gesetz verlangt | Woher es in Kimmy kommt |
|---|---|
| a)Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers | steht einmal in den Stammdaten und danach auf jedem Beleg |
| b)Name und Anschrift des Abnehmers | kommt aus der Kundenkartei, mit zerlegter Anschrift |
| c)Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware, Art und Umfang der Leistung | jede Position mit Menge, Einheit und Bezeichnung |
| d)Tag der Lieferung oder der Leistungszeitraum | eigenes Feld, getrennt vom Rechnungsdatum |
| e)Entgelt und anzuwendender Steuersatz, bei einer Befreiung ein Hinweis darauf | je Position, 20 %, 13 %, 10 % oder 0 %, den Befreiungshinweis setzt Kimmy selbst |
| f)Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag | je Steuersatz eine eigene Zeile in der Zusammenstellung |
| g)Ausstellungsdatum | der Tag, an dem die Rechnung gestellt wird |
| h)Eine fortlaufende Nummer, einmalig vergeben | vom Programm vergeben, keine Lücke, kein zweites Mal |
| i)Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers | aus den Stammdaten, bei Kleinunternehmern bleibt sie weg |
Bei einer Rechnung, deren Gesamtbetrag 400 € nicht übersteigt, genügen neben dem Ausstellungsdatum fünf Angaben: Ihr Name und Ihre Anschrift, Menge und Bezeichnung, der Leistungstag, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe, und der Steuersatz. Dasselbe gilt für Kleinunternehmer, unabhängig vom Betrag. Nachzulesen in § 11 Abs 6 UStG 1994. Kimmy schreibt trotzdem die volle Rechnung, weil eine Angabe zu viel niemandem schadet und eine zu wenig Rückfragen erzeugt.
Der Fall, nach dem am häufigsten gefragt wird
Rechnung als Kleinunternehmer: ein Schalter, kein Sonderweg
Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, weist auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus und schreibt stattdessen den Hinweis auf die Steuerbefreiung darauf. In Kimmy setzen Sie das einmal in den Stammdaten. Danach steht auf jedem Beleg der Steuersatz 0 und der Hinweis darunter, ohne dass jemand daran denken muss.
Die Grenze liegt seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 € (davor 35.000 €). Anders als früher zählt dafür das gesamte vereinbarte Entgelt, es wird also nicht mehr auf eine unterstellte Steuerpflicht heruntergerechnet. Wird die Grenze im laufenden Jahr um nicht mehr als 10 % überschritten, kann die Befreiung bis Jahresende weiter angewendet werden. Kimmy zeigt Ihnen den Jahresumsatz mit, damit Sie den Punkt kommen sehen und nicht im Nachhinein davon erfahren.
Kommt der Umstieg, stellen Sie den Schalter um. Ab diesem Tag tragen die neuen Belege die Umsatzsteuer, die alten bleiben unverändert. Es entsteht keine zweite Nummernreihe und kein zweites Programm. Alles zur Rechnung als Kleinunternehmer steht auf einer eigenen Seite: welcher Hinweis daraufgehört, was bei einer Rechnung ins EU-Ausland gilt und was beim Überschreiten der Grenze passiert.
Grenze und Wortlaut aus § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994, abgerufen im RIS am 5. September 2026, dazu die Erläuterung auf usp.gv.at, Seite „Kleinunternehmen (Regelung seit 1. Jänner 2025)". Die 10-Prozent-Toleranz steht dort wörtlich. Für Ihren eigenen Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung, ich bin keine.
Von der Anfrage bis zum Geld
5 Schritte, und nichts wird zweimal getippt
01
Angebot
Positionen mit Menge und Preis, als PDF hinaus. Der Kunde sieht den Betrag brutto und netto.
02
Auftrag
Ein Klick macht aus dem angenommenen Angebot den Auftrag. Dieselben Zeilen, kein neues Formular.
03
Rechnung
Aus dem erledigten Auftrag wird die Rechnung, mit fortlaufender Nummer und allen Pflichtangaben.
04
Zahlung
Eingang eintragen, auch teilweise. Was offen ist, steht in der Liste der offenen Posten.
05
Mahnung
3 Stufen mit vorbereitetem Text. Sie lesen ihn, ändern ihn und schicken ihn ab.
Eine ausgestellte Rechnung lässt sich in Kimmy nicht mehr überschreiben. Wer etwas berichtigen will, storniert sie und schreibt eine neue. Die Nummernreihe bleibt dadurch lückenlos, und bei einer Prüfung im Nachhinein ist jeder Schritt zu sehen.
Wenn der Auftraggeber eine Bundesdienststelle ist
e-Rechnung an den Bund: ebInterface auf Knopfdruck
Vertragspartner von Bundesdienststellen müssen ihre Rechnungen seit 1. Jänner 2014 elektronisch einbringen, über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL. Ein PDF im Mailanhang zählt dabei nicht als elektronische Rechnung: Es braucht eine strukturierte Datei, die die Gegenstelle maschinell lesen kann.
In Kimmy steht bei jeder Rechnung ein Knopf dafür. Er erzeugt die Datei im österreichischen Format ebInterface 6.1, mit Auftragsreferenz, Lieferantennummer und den Steuerbeträgen je Satz. Die Datei laden Sie herunter und bringen sie dort ein, wo Ihr Auftraggeber sie erwartet.
Für Länder, Gemeinden und Städte besteht eine solche Verpflichtung derzeit nicht. Wer trotzdem danach gefragt wird, hat die Datei jetzt.
Rechtsstand und Formate nachgesehen auf usp.gv.at, Seite „e-Rechnung an die öffentliche Verwaltung", am 5. September 2026. Die erzeugte Datei wird gegen das amtliche Schema von ebInterface 6.1 geprüft, bevor sie herauskommt.
Drei Stufen, ein Betrieb
39,90, 79,90 und 149 € im Monat, egal wie viele Leute
Pur
39,90 €
im Monat, netto, je Betrieb
Anfragen annehmen, Stand für den Kunden, Stammdaten
Plus
79,90 €
im Monat, netto, je Betrieb
dazu Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen, Mahnwesen
Premium
149 €
im Monat, netto, je Betrieb
dazu Lager, Bestellwesen, Inventur, Chargen, Termine
Zum Rechnungschreiben brauchen Sie Plus. Das sind 79,90 € netto im Monat für den Betrieb, nicht je Person: Ob eine Chefin allein Rechnungen schreibt oder vier Leute es tun, ändert am Preis nichts. Bei Jahreszahlung sind es 20 % weniger, bei Premium also 1.430 € im Jahr und damit 119 € im Monat. Dazu kommt einmalig 49,90 € für die Einrichtung.
Der Unterschied fällt dort auf, wo mehrere im Betrieb dasselbe Programm brauchen. Wird je Nutzer abgerechnet, verdoppelt der zweite Mitarbeiter den Monatsbetrag, der fünfte verfünffacht ihn. Hier bleibt die Zeile auf der Kontoabrechnung dieselbe.
Was vor dem Umstieg immer gesagt wird
4 Sätze, und was wirklich dahintersteckt
Das mache ich mit einer Word-Vorlage
Eine Vorlage kann alles, außer sich erinnern. Sie kennt die letzte Rechnungsnummer nicht, sie weiß nicht, ob der Betrag bezahlt wurde, und sie rechnet den Steuerbetrag je Steuersatz nicht selbst zusammen. Genau diese drei Dinge sind es, die beim Nachrechnen auffallen: eine doppelt vergebene Nummer, ein offener Betrag, den niemand mehr eintreibt, und eine Zusammenstellung, die um ein paar Cent danebenliegt. In Kimmy vergibt das Programm die Nummer, und der offene Betrag steht am nächsten Morgen in der Liste.
Es gibt doch kostenlose Rechnungsprogramme
Ja, und für die ersten Rechnungen reichen sie oft. Der Unterschied zeigt sich erst später: wenn eine Rechnung storniert gehört, wenn eine Anzahlung dazukommt, wenn ein Kunde mit Skonto zahlt, wenn Ihr Steuerberater die Belege eines Quartals in einem Stück haben will, oder wenn eine Rechnung an eine Bundesdienststelle geht und dort elektronisch hereinkommen muss. Wer die kostenlose Lösung ausreizt, tippt diese Fälle irgendwann von Hand daneben.
Ich will kein Abo
Das verstehe ich, und es steht Ihnen frei, jederzeit aufzuhören: keine Mindestlaufzeit, keine Kündigungsfrist über den bezahlten Zeitraum hinaus. Wenn Sie gehen, speichern Sie Ihre Rechnungen, Kunden und Artikel als CSV und nehmen sie mit, kostenlos. Was Sie behalten, sind Ihre Belege als PDF, und die sind auch ohne Kimmy lesbar.
Und wenn es mir nichts bringt
Sie sehen sich vorher einen fertig befüllten Zugang an, so lange Sie wollen, ohne Zahlungsdaten. Danach arbeiten Sie 14 Tage im eigenen Betrieb, bevor die erste Rechnung kommt.
Wer das gebaut hat
Ich habe Kimmy selbst geschrieben, sie läuft auf meinem eigenen Server in Österreich, und der rechnende Teil hängt an 875 Selbsttests, die bei jeder Änderung mitlaufen. Wenn am Freitagnachmittag eine Rechnung klemmt, landen Sie nicht in einer Warteschleife. Mehr über mich.
Damit die Erwartung stimmt
Woran Sie den Unterschied zu einer Buchhaltung erkennen
Kimmy schreibt Ihre Ausgangsrechnungen und führt die offenen Posten dazu. Es ist keine doppelte Buchhaltung und macht keinen Jahresabschluss. Was es dafür kann: die Belege eines Zeitraums in einem Stück ausgeben, als CSV und im BMD-Format, damit Ihre Steuerberatung sie einliest, statt sie abzutippen.
Diese Trennung ist Absicht. Der Abschluss gehört zu jemandem, der dafür haftet. Das Rechnungschreiben gehört zu Ihnen, und dort liegt auch die Zeit, die sich sparen lässt.
Sobald Mitarbeiter dazukommen, stempeln die ihre Stunden im selben Programm, und am Monatsende rechnet Kimmy daraus den Lohn: Brutto, Sozialversicherung, Lohnsteuer, Netto und was der Betrieb obendrauf zahlt. Der ganze Umfang steht auf der Seite zum Warenwirtschaftssystem.
Häufige Fragen
Einstieg, Preis und die Daten
- Kann ich damit sofort eine Rechnung schreiben?
- Ja. Firmendaten eintragen, Kunde anlegen, Position eintippen, fertig. Der erste Beleg ist in wenigen Minuten unterschriftsreif als PDF da, mit allen 9 Pflichtangaben nach § 11 UStG. Die Einrichtung mit Datenübernahme dauert je nach Umfang 1 bis 3 Tage, aber darauf müssen Sie nicht warten, um anzufangen.
- Was kostet ein Rechnungsprogramm bei Ihnen?
- 79,90 € netto im Monat für den ganzen Betrieb. Darin sind Kunden, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen und das Mahnwesen enthalten, für so viele Mitarbeiter, wie Sie anlegen wollen. Darunter liegt Pur mit 39,90 €, darüber Premium mit 149 €, das zusätzlich Lager, Bestellwesen und Inventur enthält. Bei Jahreszahlung 20 % weniger. Dazu einmalig 49,90 € für die Einrichtung.
- Ich bin Kleinunternehmer. Passt das?
- Ja, und dafür gibt es einen eigenen Schalter. Der Steuersatz steht dann auf 0, es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, und der Hinweis auf die Steuerbefreiung steht auf jedem Beleg. Wenn Sie später über die Grenze von 55.000 € kommen, stellen Sie den Schalter um, und die Belege ab diesem Tag tragen die Umsatzsteuer. Die alten bleiben, wie sie waren.
- Läuft das am Handy?
- Ja, im Browser, ohne etwas zu installieren. Am iPhone, am Android-Handy, am iPad und am PC. Sie legen es sich auf den Startbildschirm und haben ein Symbol mit Ihrem Firmennamen darunter. Eine Rechnung schreiben Sie damit auch im Auto vor der nächsten Baustelle.
- Kann ich Rechnungen an den Bund damit schicken?
- Ja. Kimmy erzeugt die Rechnung als ebInterface-Datei im Format 6.1, das ist eines der Formate, die der Bund über das Unternehmensserviceportal und über PEPPOL annimmt. Die Datei laden Sie herunter und bringen sie dort ein.
- Was ist mit den Rechnungen, die ich schon geschrieben habe?
- Die alten PDF bleiben, wo sie sind. Ihre Kunden und Artikel übernehmen Sie aus einer CSV-Datei, wie Excel sie speichert. Die laufende Nummer stellen Sie beim Einrichten auf den Stand, bei dem Sie gerade sind, damit die Reihe ohne Sprung weitergeht.
- Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?
- Nein, und das ist Absicht. Eine ausgestellte Rechnung wird nicht überschrieben, sondern storniert, und dann kommt eine neue. So bleibt nachvollziehbar, was der Kunde tatsächlich bekommen hat. Das ist auch der Grund, warum eine Prüfung im Nachhinein bei einem Programm ruhiger verläuft als bei einer Ablage aus Word-Dateien.
- Kann Kimmy auch Arbeitsstunden und Löhne?
- Ja, ab der Stufe Premium. Die Mitarbeiter stempeln am Terminal in der Werkstatt oder am Handy, die Stunden hängen am Auftrag und stehen in der Rechnung. Am Monatsende rechnet Kimmy daraus den Lohn und schickt den Lohnzettel als PDF hinaus. Wer nur Rechnungen schreibt, braucht das nicht und zahlt es auch nicht: Dafür gibt es Plus mit 79,90 € im Monat.
- Wo liegen meine Daten?
- Auf einem Server in Österreich, verschlüsselt übertragen. Sie können Ihren gesamten Bestand jederzeit selbst als CSV herunterladen, ohne zu fragen und ohne Aufpreis.
Selbst getestet und geprüft von Phil zuletzt am 5. September 2026Selbst gebaut und im Betrieb geprüft
Nächster Schritt
Schreiben Sie eine Rechnung, bevor Sie zahlen
Sie bekommen einen Zugang mit Beispieldaten und probieren darin aus, wie eine Rechnung entsteht, so lange Sie wollen. Wenn es passt, richte ich Ihren Betrieb ein, und Sie arbeiten 14 Tage, bevor die erste Rechnung kommt.
Zuerst ansehen, dann entscheiden
Sie bekommen den Zugang zu einem eingerichteten Musterbetrieb mit Kunden, Aufträgen, Belegen und Lager. Anfragen annehmen, Material erfassen, Rechnung stellen, mahnen, Lager führen: Sie können alles angreifen, ohne etwas zu installieren und ohne eine Zahlungsangabe.
Zwei Dinge sind im Demozugang anders als im eigenen Betrieb: Es geht keine E-Mail hinaus, Sie sehen jeden Beleg, aber niemand bekommt Post. Und der Zugang wird jede Nacht zurückgestellt, damit Sie ihn aufgeräumt vorfinden.