Rechnung als Kleinunternehmer: ein Satz entscheidet, ob sie stimmt
Die erste eigene Rechnung liegt am Tisch, und Sie suchen im Netz, welcher Hinweis daraufgehört. Was Sie finden, ist zur Hälfte deutsch: Auf jeder zweiten Vorlage steht ein Paragraf, der in Österreich gar nicht gilt. Hier steht, was bei uns verlangt ist, mit der Fundstelle daneben: der Befreiungshinweis, die Angaben der vereinfachten Rechnung, die Grenze von 55.000 € und was passiert, wenn Sie darüberkommen.
- 55.000 € Umsatzgrenze § 6 Abs 1 Z 27 UStG, seit 2025
- 6 Angaben mehr braucht Ihre Rechnung nicht
- 10 % Toleranz im Jahr des Überschreitens
Damit Sie gleich wissen, ob Sie richtig sind
Geschrieben für den, der die Rechnung selbst tippt
Neu gegründet
Die erste Rechnung soll gleich richtig ausschauen, und niemand hat es einem erklärt.
Nebenberuflich selbstständig
Ein paar Rechnungen im Jahr, aber sie müssen stimmen.
Nahe an der Grenze
Der Umsatz wächst, und irgendwann kippt die Sache in die Umsatzsteuerpflicht.
Der Satz, nach dem am häufigsten gesucht wird
Das Gesetz verlangt einen Hinweis, aber keinen bestimmten Wortlaut
§ 11 Abs 1 Z 3 lit e UStG verlangt neben Entgelt und Steuersatz „im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis, dass für diese Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt“. Mehr steht dort nicht. Es gibt also keinen amtlich vorgeschriebenen Satz, und es gibt auch keinen, der falsch wäre, solange er die Befreiung nennt.
Eindeutig und üblich ist diese Formulierung, und genau sie setzt Kimmy unter jeden Beleg, sobald der Schalter für die Kleinunternehmerregelung steht:
Umsatzsteuerbefreit: Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG.
Auf sehr vielen Vorlagen im Netz steht „gemäß § 19 UStG“. Das ist die deutsche Kleinunternehmerregelung. In Österreich ist es § 6 Abs 1 Z 27 UStG. Der Hinweis mit dem deutschen Paragrafen erfüllt zwar den Zweck, verweist aber auf ein Gesetz, das hier nicht gilt: Ein Kunde, der genau liest, fragt nach.
Weniger, als die meisten glauben
6 Angaben, und Ihre Rechnung ist vollständig
Eine gewöhnliche Rechnung braucht 9 Angaben nach § 11 Abs 1 Z 3 UStG. Für Kleinunternehmer nennt § 11 Abs 6 UStG ausdrücklich die vereinfachte Rechnung, und zwar unabhängig vom Betrag: Sie müssen also nicht unter 400 € bleiben, damit die kurze Form gilt.
| Was auf die Rechnung gehört | Wie es aussieht |
|---|---|
| Das Ausstellungsdatum | der Tag, an dem Sie die Rechnung schreiben |
| Ihr Name und Ihre Anschrift | einmal in den Stammdaten, danach auf jedem Beleg |
| Menge und Bezeichnung der Ware, Art und Umfang der Leistung | je Zeile eine Position |
| Der Leistungstag oder der Leistungszeitraum | eigenes Feld, nicht dasselbe wie das Rechnungsdatum |
| Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe | bei Ihnen ist der Steuerbetrag 0, es bleibt ein Betrag |
| Der Steuersatz | 0 %, dazu der Hinweis auf die Befreiung |
Keine UID nötig
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer steht in der Liste der 9 Angaben, nicht in der kurzen Form. Wer keine hat, braucht keine.
Keine Nummer verlangt
Eine fortlaufende Rechnungsnummer schreibt § 11 Abs 6 nicht vor. Für die eigene Ordnung ist sie trotzdem das Erste, was ich einrichten würde.
Nur ein Betrag
Ohne Umsatzsteuer gibt es keine Aufteilung in netto und brutto. Der Betrag, den Sie verlangen, ist der Betrag auf der Rechnung.
Der Punkt, den man kommen sehen sollte
55.000 €, und dann kippt es bei einem einzelnen Beleg
Die Grenze liegt seit 1. Jänner 2025 bei 55.000 €, davor waren es 35.000 €. Gezählt wird das gesamte vereinbarte Entgelt: Es wird nicht mehr auf eine unterstellte Steuerpflicht heruntergerechnet, wie es früher der Fall war.
Bleiben Sie im laufenden Jahr innerhalb von 10 % über der Grenze, dürfen Sie die Befreiung bis Jahresende weiter anwenden. Darüber fällt sie weg, und zwar für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, und für alle nachfolgenden. Es gibt also einen einzelnen Beleg, der bereits Umsatzsteuer trägt, und der liegt mitten im Jahr.
Der laufende Jahresumsatz steht auf der Startseite, mit dem Abstand zur Grenze daneben. Kommt der Umstieg, stellen Sie einen Schalter um: Ab diesem Tag tragen die Belege die Umsatzsteuer, die alten bleiben unverändert, und die Nummernreihe läuft ohne Sprung weiter.
Grenze und Wortlaut aus § 6 Abs 1 Z 27 UStG 1994, im RIS gelesen am 5. September 2026, dazu die Erläuterungen auf usp.gv.at, Seite „Kleinunternehmen (Regelung seit 1. Jänner 2025)“. Für Ihren eigenen Fall fragen Sie Ihre Steuerberatung, ich bin keine.
Zwei Wege, die vielen nicht bekannt sind
Freiwillig verzichten, und über die Grenze hinaus verrechnen
Verzicht auf die Regelung
Sie können dem Finanzamt schriftlich erklären, dass Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, möglich bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheids. Diese Erklärung bindet für fünf Jahre und lässt sich danach widerrufen. Interessant ist das vor allem, wenn größere Anschaffungen anstehen: Mit der Regelbesteuerung holen Sie die Vorsteuer daraus zurück.
Rechnung ins EU-Ausland
Seit 1. Jänner 2025 lässt sich die Kleinunternehmerbefreiung auch grenzüberschreitend nutzen. Es gelten zwei Grenzen nebeneinander: die 55.000 € im jeweiligen Staat und ein unionsweiter Jahresumsatz von höchstens 100.000 €. Dazu kommt eine eigene KU-Identifikationsnummer mit dem Suffix -EX, die der Ansässigkeitsstaat erteilt. Vor der Erteilung ist die Befreiung nicht anwendbar.
Beides nachgelesen auf usp.gv.at am 5. September 2026, Seiten „Kleinunternehmen“ und „Kleinunternehmerbefreiung für EU-Unternehmen“.
Wenn es mehr als eine Handvoll Belege wird
Ein Schalter, und der Beleg ist von selbst richtig
Kimmy ist eine Rechnungssoftware für kleine Betriebe in Österreich. Steht der Schalter für die Kleinunternehmerregelung, dann setzt sie den Befreiungshinweis unter jeden Beleg, lässt den Steuersatz gar nicht erst zur Auswahl und zeigt Ihnen den laufenden Jahresumsatz mit dem Abstand zur Grenze. Der teuerste Tippfehler in dieser Sache, die versehentlich ausgewiesene Umsatzsteuer, ist damit keiner mehr.
Zum Rechnungschreiben brauchen Sie die Stufe Plus: 79,90 € netto im Monat für den ganzen Betrieb, mit Kunden, Angeboten, Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen. Darunter liegt Pur mit 39,90 €. Dazu einmalig 49,90 € für die Einrichtung. Bei Jahreszahlung 20 % weniger.
Was mir dazu gesagt wird
3 Sätze, und was ich darauf antworte
Ich schreibe 6 Rechnungen im Jahr
Dann brauchen Sie kein Programm, und ich verkaufe Ihnen keines. Nehmen Sie eine Vorlage, tragen Sie die Angaben von dieser Seite ein und führen Sie eine Liste mit den Nummern. Das reicht, solange die Zahl der Belege überschaubar bleibt.
Es gibt kostenlose Vorlagen
Ja, und sie sind ein guter Anfang. Was eine Vorlage nicht kann: sich merken, welche Nummer die letzte war, und wer noch nicht bezahlt hat. Beides fällt erst auf, wenn es unangenehm wird, also beim Nachrechnen und beim Nachfragen.
Und wenn ich die Grenze überschreite
Dann stellen Sie in Kimmy einen Schalter um, und ab diesem Tag tragen die Belege die Umsatzsteuer. Die alten bleiben unverändert, die Nummernreihe läuft weiter. Sie brauchen kein zweites Programm und keine zweite Reihe.
Wer das geschrieben hat
Ich habe für diese Seite die Gesetzestexte im RIS und die Erläuterungen auf usp.gv.at im Original gelesen, nicht von Ratgeberseiten abgeschrieben. Die Software dazu habe ich selbst gebaut, sie läuft auf meinem Server in Österreich, und der rechnende Teil hängt an 875 Selbsttests. Mehr über mich.
Häufige Fragen
Hinweis, Grenze und der Weg zurück
- Welcher Satz muss auf meine Rechnung?
- Das Gesetz verlangt einen Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt (§ 11 Abs 1 Z 3 lit e UStG), schreibt aber keinen Wortlaut vor. Üblich und eindeutig ist: „Umsatzsteuerbefreit: Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs 1 Z 27 UStG.“ Kimmy setzt den Satz selbst unter jede Rechnung, sobald der Schalter für die Kleinunternehmerregelung steht.
- Brauche ich eine fortlaufende Rechnungsnummer?
- Als Kleinunternehmer dürfen Sie die vereinfachte Rechnung nach § 11 Abs 6 UStG verwenden, und die verlangt keine fortlaufende Nummer. Empfehlenswert ist sie trotzdem: Ohne Nummer finden Sie einen Beleg zwei Jahre später nicht wieder, und für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist sie die einfachste Ordnung. Kimmy vergibt sie automatisch.
- Netto oder brutto: welchen Betrag schreibe ich hin?
- Nur einen. Weil keine Umsatzsteuer anfällt, gibt es keine Aufteilung in netto und brutto: Der Betrag, den Sie verlangen, ist der Betrag auf der Rechnung. Eine Zeile „zuzüglich 20 % USt“ darf dort nicht stehen.
- Wie hoch ist die Grenze genau?
- 55.000 € seit 1. Jänner 2025, davor 35.000 €. Gezählt wird das gesamte vereinbarte Entgelt, es wird also nicht mehr auf eine unterstellte Steuerpflicht heruntergerechnet. Überschreiten Sie im laufenden Jahr um nicht mehr als 10 %, dürfen Sie die Befreiung bis Jahresende weiter anwenden.
- Was passiert, wenn ich mehr als 10 Prozent darüber liege?
- Dann fällt die Befreiung weg, und zwar für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, und für alle nachfolgenden. Genau dieser eine Beleg ist der Punkt, an dem es kippt: Er trägt bereits Umsatzsteuer. Deshalb zeigt Kimmy den laufenden Jahresumsatz mit, damit Sie den Beleg kommen sehen.
- Ich habe versehentlich Umsatzsteuer ausgewiesen. Und jetzt?
- Dann schulden Sie diesen Betrag dem Finanzamt, außer Sie berichtigen die Rechnung gegenüber Ihrem Kunden. Das ist der teuerste Tippfehler in dieser Sache, und der Grund, warum Kimmy den Steuersatz bei eingeschalteter Kleinunternehmerregelung gar nicht erst zur Auswahl stellt.
- Kann ich freiwillig auf die Regelung verzichten?
- Ja. Sie erklären dem Finanzamt schriftlich, dass Sie auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, möglich bis zur Rechtskraft des Umsatzsteuerbescheids. Diese Erklärung bindet für fünf Jahre und kann danach widerrufen werden. Sinnvoll ist der Verzicht vor allem, wenn Sie größere Anschaffungen machen und die Vorsteuer daraus zurückholen wollen.
- Und eine Rechnung ins EU-Ausland?
- Seit 1. Jänner 2025 lässt sich die Kleinunternehmerbefreiung auch grenzüberschreitend in Anspruch nehmen. Voraussetzung sind zwei Grenzen: die 55.000 € im jeweiligen Staat und ein unionsweiter Jahresumsatz von höchstens 100.000 €. Dazu braucht es eine eigene KU-Identifikationsnummer mit dem Suffix -EX, die der Ansässigkeitsstaat erteilt. Ohne diese Nummer ist die Befreiung nicht anwendbar.
- Gilt § 19 UStG auch bei uns?
- Nein. § 19 UStG ist die deutsche Fundstelle, und sie steht auf sehr vielen Vorlagen im Netz. In Österreich ist es § 6 Abs 1 Z 27 UStG. Wer den deutschen Paragrafen auf eine österreichische Rechnung schreibt, verweist auf ein Gesetz, das hier nicht gilt.
Selbst getestet und geprüft von Phil zuletzt am 5. September 2026Gesetzestexte im RIS und auf usp.gv.at im Original gelesen
Nächster Schritt
Schauen Sie sich einen fertigen Beleg an
Sie bekommen einen Zugang mit Beispieldaten und sehen darin, wie eine Rechnung mit Befreiungshinweis aussieht, bevor Sie irgendetwas entscheiden.
Zuerst ansehen, dann entscheiden
Sie bekommen den Zugang zu einem eingerichteten Musterbetrieb mit Kunden, Aufträgen, Belegen und Lager. Anfragen annehmen, Material erfassen, Rechnung stellen, mahnen, Lager führen: Sie können alles angreifen, ohne etwas zu installieren und ohne eine Zahlungsangabe.
Zwei Dinge sind im Demozugang anders als im eigenen Betrieb: Es geht keine E-Mail hinaus, Sie sehen jeden Beleg, aber niemand bekommt Post. Und der Zugang wird jede Nacht zurückgestellt, damit Sie ihn aufgeräumt vorfinden.